General Terms and Conditions

Bijkerk|Aarts is a collaboration between two independent advisors, Bijkerk Advies B.V. and Marnix Aarts Advies B.V.

Instructions are given to and accepted by either Bijkerk Advies B.V. or Marnix Aarts Advies B.V., unless agreed otherwise in writing.

The following General Terms and Conditions apply.

July 2019

These General Terms and Conditions apply to any instructions given to Bijkerk Advies B.V. or Marnix Aarts Advies B.V. (the relevant entity hereinafter: "contractor") and to all legal relationships arising therefrom. Instruction are given to either Bijkerk Advies B.V. or Marnix Aarts Advies B.V., unless agreed otherwise in writing. The applicability of any of the client's general or other terms and conditions is explicitly rejected.
All instructions will be deemed to have been given to, accepted by and carried out by the contractor exclusively, even if the intention is for instructions to be executed by one or more specific person(s) affiliated with the contractor. The effect of Articles 7:404, 7:407(2) and 7:409 of the Dutch Civil Code is excluded. In these General Terms and Conditions, "persons affiliated with the contractor" means any legal or natural person that is or has been employed by or on behalf of the contractor, as an employee or otherwise.
These General Terms and Conditions apply in full to all persons affiliated with the contractor and all third parties engaged by the contractor for the execution of any instructions, or that can or could be held liable in relation thereto. All that is stipulated in these General Terms and Conditions for the benefit of the contractor applies to them as an irrevocable and gratuitously made third-party clause within the meaning of Article 6:253 of the Dutch Civil Code.
The client indemnifies the contractor and all persons affiliated with the contractor for the consequences of claims by third parties arising from or related to the execution of instructions, including any costs of legal support.
To the extent applicable the contractor must under current legislation (including the Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) - among other things - verify the client's identity, establish whether any unusual transactions have been made or are planned and, when necessary, notify the relevant authorities of such activities without informing the client. The client confirms it is aware of, and agrees to, the foregoing and that it will provide all required information.
If the contractor processes personal data, whether or not in relation to the execution of instructions, this processing will be done in accordance with the contractor's privacy policy. This policy can be viewed at www.bijkerkaarts.nl.
The contractor may engage third parties for the execution of instructions. If the contractor engages a third party, the contractor is not liable towards the client for any mistakes made by this third party. The contractor may accept stipulations restricting liability used by such third parties on behalf of the client as well.
The client agrees that the contractor may use digital means of communication and data storage services, whether or not offered by third parties, for the purpose of communication. The contractor cannot be held liable for damage or loss ensuing from the use of such services.
Unless agreed otherwise, the fee owed to the contractor will be calculated on the basis of the hours spent executing the instructions, multiplied by the contractor's rates, which will be adjusted from time to time. Additional costs incurred in relation to the instructions will be charged separately.
The applicable VAT and other compulsory taxes, surcharges and similar increases will be added to all amounts charged by the contractor. Invoices must be paid within 15 days of the invoice date. If payment is not made within this time, the contractor may, without further notice, exercise its right to charge the client statutory interest. The contractor may at all times request an immediately payable advance for work carried out or to be carried out and suspend or end its services if the client does not pay an invoice for advance payment on time.
Any liability arising from or related to the execution of instructions is limited to the amount paid out under the liability insurance cover taken out for the incident in question, plus the applicable excess. Any claim for damages will expire one year after the date on which the client is informed of possible loss or damage and will in any event lapse after three years.
The legal relationship between the contractor and a client and any claims for liability are governed by the laws of the Netherlands. All disputes will be submitted exclusively to the competent court in Amsterdam.
These General Terms and Conditions are available in Dutch and English and can be viewed at www.bijkerkaarts.nl. In the event of a dispute on their contents or intention, only the Dutch version is binding.

Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van Bijkerk Advies B.V en/of Marnix Aarts Advies B.V. (hierna: "wij"/"ons"). In deze verklaring leggen wij uit hoe in het kader van onze dienstverlening met persoonsgegevens wordt omgegaan van cliënten (en hun vertegenwoordigers), potentiële cliënten en andere personen waarmee wij (indirect) contact hebben in onze praktijk. Persoonsgegevens zijn gegevens die redelijkerwijs herleidbaar zijn naar een individu.

Verdeling van verantwoordelijkheid

Wij zijn beiden zelfstandig adviseurs. Uw opdracht wordt aangenomen door Bijkerk Advies B.V. of Marnix Aarts Advies B.V. De partij die uw opdracht aanneemt is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van uw opdracht. Ook is die partij voor u het aanspreekpunt voor uw vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Het navolgende dienst dan ook gelezen te worden als uitleg van ofwel Bijkerk Advies B.V., ofwel Marnix Aarts Advies B.V., afhankelijk van wie de zaak behandelt.

Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij verzamelen persoonsgegevens onder meer doordat u deze zelf aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld:

in het kader van het verlenen van juridische diensten aan u;
als u contact opneemt met ons via de website;
bij het aanvragen van informatie;
bij het aangaan van een overeenkomst met ons of in het kader van de voorbereiding daarvan (zoals t.b.v. identificatie, KYC-checks en andere achtergrondchecks); of
uw communicatie-voorkeuren;

Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die wij uit eigen observatie verkrijgen of afleiden uit uw gebruik van bepaalde diensten of faciliteiten, bijvoorbeeld:

doordat u gebruik maakt van onze website en ons in staat stelt gegevens vast te leggen over uw interesses en voorkeuren; of
gegevens die betrekking hebben op uw apparaat, zoals een IP-adres of ander nummer (mochten die als persoonsgegevens gelden) als u de website of diensten gebruikt.

Als u gegevens die verplicht zijn om in te voeren (zoals van geval tot geval zal blijken, bijvoorbeeld bij een KYC-check) niet verstrekt, kan de consequentie daarvan zijn dat wij bepaalde contractuele verplichtingen met u niet kunnen nakomen. Sommige producten en/of diensten kunnen worden aangeboden door onze partners en ook wordt er soms verwezen naar websites van dergelijke partners of andere derden. Hoe dergelijke partijen met uw persoonsgegevens omgaan blijkt uit de privacyverklaringen van die partijen.

Grondslagen

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken op vijf verschillende grondslagen, die in de wet zijn genoemd:

uw toestemming;
de noodzaak om persoonsgegevens te gebruiken ter uitvoering van (een) overeenkomst(en) waarbij u partij bent, of om door u verzochte maatregelen te nemen voordat de overeenkomst wordt aangegaan;
ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van de organisatie waarmee wij uw persoonsgegevens (kunnen) delen;
om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
de noodzaak om persoonsgegevens te verwerken voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Gerechtvaardigde belangen

Gerechtvaardigde belangen van ons of een derde bestaan uit: communicatie, onderzoek naar en analyse van eigen diensten, vaststellen in welke diensten personen waarschijnlijk het meest geïnteresseerd zullen zijn, IT-beheer en beveiliging, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer, marketing, reclame, informatie delen met aan ons gelieerde partijen.

Doeleinden en grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor bepaalde, hieronder beschreven doeleinden:

om op verzoeken te reageren (bijv. het beantwoorden van vragen, aanvragen van informatie);
in het kader van een dienstverleningsovereenkomst die u aangaat met ons, zodat wij uw zaken kunnen behandelen;
het verzenden van enquêtes, nieuwsbrieven en marketing- en serviceberichten per e-mail, telefoon, post, social media en/of andere kanalen. U hebt bij direct marketing altijd de mogelijkheid om u hiervoor af te melden door bezwaar te maken, of uw toestemming in te trekken, als u die heeft gegeven;
het verbeteren van onze communicatie door deze op uw persoonlijke voorkeuren af te stemmen, vanwege onze gerechtvaardigde belangen;
het analyseren van uw surfgedrag aan de hand van cookies of vergelijkbare technieken, waar vereist met uw toestemming en anders vanwege onze gerechtvaardigde belangen.

Delen met derden

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

derden die relevant zijn voor de juridische diensten die worden verleend, zoals wederpartijen (indien van toepassing), betrokkenen advocaten/notarissen of andere adviseurs, gerechten, arbitrage-instanties, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen;
bezorgdiensten en partijen die in opdracht van ons berichten versturen;
partijen die ons assisteren in onze dienstverlening en geen verwerker zijn (bijvoorbeeld accountants), vanwege onze gerechtvaardigde belangen;

Doorgifte van uw gegevens naar bovenstaande derde partijen zal plaatsvinden voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden genoemd. Sommige derden die wij inschakelen kwalificeren als 'verwerkers' (bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, bepaalde softwareleveranciers, mobiliteitsdienstverleners of partijen die acties of onderzoeken organiseren of uitvoeren). Met dergelijke partijen worden afspraken gemaakt conform de daarvoor geldende wettelijke vereisten.

Doorgifte buiten de EER

Persoonsgegevens worden in beginsel niet opgeslagen in, of verstrekt naar een ontvanger in, een land buiten de Europese Economische Ruimt (EER). Om bepaalde diensten te kunnen verlenen kan het echter nodig zijn dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land buiten de EER. In dat geval zal erop toe worden gezien dat dergelijke doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. U hebt het recht om ons te vragen welke waarborgen wij daarvoor hebben getroffen.

Uw rechten, waaronder het recht op bezwaar

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u bewaren en voor welke doeleinden, en het recht om kennis te nemen van de u betreffende gegevensverwerking. Eventueel kunt u ons vragen gegevens te verbeteren. Als u toestemming hebt gegeven kunt u deze te allen tijde weer intrekken, waarmee de betreffende verwerking vanaf dat moment zal worden gestaakt. Daarnaast hebt u in bepaalde gevallen het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die verband houden met direct marketing en verwerkingen die gebaseerd zijn op de grondslag 'gerechtvaardigd belang', en om ons te verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken of deze te wissen of over te dragen (dataportabiliteit). Ook hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitsluitend uitoefenen voor zover deze rechten aan u zijn verleend op grond van de toepasselijke wetgeving.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Dit houdt over het algemeen in dat uw persoonsgegevens worden bewaard zolang een van de volgende situaties van toepassing is:

uw persoonsgegevens zijn nodig om u diensten te leveren of een zaak waar u partij bij bent te behandelen;
uw persoonsgegevens zijn nodig om onze rechten en eigendommen te beschermen en te verdedigen (normaal gesproken voor de duur van de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn); of
wij zijn op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving verplicht om uw persoonsgegevens te bewaren, zoals bijvoorbeeld vanwege gedrags- en tuchtrechtelijke regelingen die ons verplichten een dossier te archiveren. Deze dossierverplichtingen brengen onder meer met zich mee dat wij dossiers gedurende een lange periode na beëindiging van het betreffende dossier moeten bewaren.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Wij kondigen wijzigingen aan als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Contact

Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring en/of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

Bijkerk Advies B.V.
bijkerk@bijkerkaarts.nl
06 - 2266 0269

Marnix Aarts Advies B.V.
aarts@bijkerkaarts.nl
06 – 5375 9049

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 6 december 2019.